Przedstawiamy Mycroft WWW Scanner 1.1, samodzielne rozwiązanie do monitorowania stron internetowych pod kątem publikowanych danych osobowych.
Serwisy internetowe organizacji stale się rozrastają. Przybywa podstron, aktualności, ogłoszeń, załączników i dokumentów do pobrania, a treści publikuje często wiele osób z różnych działów. W takich warunkach łatwo o pomyłkę: na stronie może pojawić się skan dokumentu z numerem PESEL, lista osób z danymi kontaktowymi albo protokół, który nie został zanonimizowany. Takie informacje potrafią pozostawać publicznie dostępne miesiącami, zanim ktoś je zauważy. Ręczna kontrola serwisu liczącego tysiące podstron jest w praktyce niemożliwa.
Mycroft WWW Scanner rozwiązuje ten problem automatycznie. Aplikacja samodzielnie przechodzi przez wskazane serwisy, odwiedza kolejne podstrony i opublikowane dokumenty, analizuje ich treść i wskazuje miejsca, w których pojawiają się dane osobowe oraz inne informacje wymagające szczególnej ochrony. Osoby odpowiedzialne za ochronę danych dostają gotową listę znalezisk, którą mogą przejrzeć, ocenić i przekazać do korekty. Nie muszą już szukać takich treści na własną rękę.
Mycroft WWW Scanner jest instalowany na infrastrukturze klienta. Analiza odbywa się bez przesyłania treści dokumentów do zewnętrznej chmury.
🌐 Monitorowanie wielu serwisów jednocześnie
Wiele organizacji utrzymuje nie jeden, a kilka lub kilkanaście serwisów: stronę główną, Biuletyn Informacji Publicznej, serwisy projektów, podstrony jednostek czy wersje regionalne. Mycroft WWW Scanner pozwala objąć je wszystkie monitoringiem w jednym miejscu. Każdy serwis jest skanowany niezależnie i równolegle z pozostałymi, więc analiza jednego dużego serwisu nie blokuje sprawdzania kolejnych. Kilka powiązanych adresów, na przykład domenę główną i jej subdomeny, można zgrupować jako jeden serwis ze wspólną konfiguracją i jednym zestawem wyników.
⚙️ Skanowanie dopasowane do rytmu pracy organizacji
Skanowanie serwisu oznacza odwiedzenie każdej jego podstrony, co przy dużych serwisach generuje zauważalny ruch. Dlatego użytkownik sam decyduje, kiedy skanowanie może się odbywać. Może wyznaczyć okna czasowe pracy skanera i zaplanować analizę na przykład na noc lub weekend, gdy serwis jest najmniej obciążony przez odwiedzających. Pozwala to pogodzić regularny monitoring z wymaganiami działu IT i ograniczeniami infrastruktury.
🏷️ Własne słowniki danych
Nie każda wykryta dana osobowa jest problemem. Służbowe adresy e-mail pracowników, numery telefonów do sekretariatu czy dane osób reprezentujących organizację często są publikowane celowo. Mycroft WWW Scanner pozwala zebrać takie wartości w słowniku organizacji i opisać je własnymi etykietami, każdą z nazwą i kolorem, np. „Pracownicy” czy „Dane kontaktowe”. Wyniki oznaczone etykietą są od razu rozpoznawalne jako znane i zaakceptowane. Uwaga użytkownika może się skupić na danych nieoznaczonych, czyli tych, które pojawiły się w serwisie nieoczekiwanie i mogą wymagać reakcji.
🔁 Sprawne kolejne skanowania
Monitoring ma sens wtedy, gdy jest regularny. Większość treści w serwisie nie zmienia się jednak między kolejnymi skanowaniami. Mycroft WWW Scanner rozpoznaje treści, które już analizował, i nie przetwarza ich ponownie. Dzięki temu cykliczne skanowania przebiegają znacznie szybciej, zużywają mniej zasobów i nie powielają tych samych wyników w historii.
⚡ Szybki dostęp do wyników nawet w bardzo dużych serwisach
Skanowanie dużego serwisu może przynieść setki tysięcy przeanalizowanych stron i dziesiątki tysięcy różnych wykrytych wartości. W wersji 1.1 zestawienia danych osobowych są przygotowywane na bieżąco, już w trakcie skanowania, a nie dopiero w momencie otwarcia widoku. Podsumowania, listy wykrytych danych, filtrowanie i sortowanie działają płynnie niezależnie od wielkości serwisu. Użytkownik może od razu przejść do analizy, zamiast czekać na wczytanie wyników.
📤 Kompletny eksport wyników do Excela
Wyniki skanowania często trzeba przekazać dalej: do inspektora ochrony danych, kierownictwa, redaktorów serwisu lub do własnych analiz. Eksport do pliku Excel jest teraz przygotowywany w tle i zawsze obejmuje całe skanowanie, również w przypadku bardzo dużych serwisów. Użytkownik widzi, czy plik jest jeszcze przygotowywany, czy można go już pobrać. Gotowy raport jest dostępny do ponownego pobrania przez innych użytkowników tej samej organizacji, bez ponownego generowania. Jeśli skanowanie zostanie uzupełnione o nowe wyniki, eksport odświeża się automatycznie.
🧭 Oznaczanie danych powtarzających się w całym serwisie
Niektóre dane pojawiają się na niemal każdej podstronie: adres siedziby w stopce, dane kontaktowe w nagłówku czy daty w szablonie strony. To poprawne wykrycia, ale w dużym serwisie potrafią zdominować listę wyników i przesłonić pojedyncze, naprawdę istotne znaleziska. Wersja 1.1 automatycznie oznacza wartości występujące na co najmniej połowie stron jako „występujące w całym serwisie”. Jednym przełącznikiem można je ukryć i skupić się na danych wykrytych punktowo, np. w pojedynczym ogłoszeniu czy załączniku, które zwykle wymagają reakcji. Ukryte wartości nie są usuwane i w każdej chwili można je przywrócić do widoku.
✅ Przegląd wyników bez powtarzania pracy
Przeglądanie wyników to praca, której nie chce się wykonywać dwa razy. W wersji 1.1 status „przejrzane” jest przypisany do samej treści, a nie do pojedynczego skanowania. Jeśli użytkownik raz sprawdził stronę lub dokument i uznał wynik za przejrzany, ta sama treść pozostaje oznaczona w kolejnych skanowaniach, także wtedy, gdy jest opublikowana pod innym adresem. Gdy treść się zmieni, np. ktoś zaktualizuje dokument lub doda nowe informacje na stronie, wynik automatycznie wraca do przeglądu. Dzięki temu cykliczny monitoring wymaga uwagi tylko tam, gdzie faktycznie coś się zmieniło.
🔒 Niezależne wyniki dla wielu organizacji w jednej instalacji
Jedna instalacja Mycroft WWW Scanner może obsługiwać wiele organizacji, na przykład urząd i jego jednostki podległe albo grupę spółek. Każda z nich ma własnych użytkowników, własne serwisy, słowniki i wyniki. Zdarza się przy tym, że różne organizacje skanują te same treści. Wspólny dokument, np. regulamin czy zarządzenie, bywa opublikowany w kilku serwisach jednocześnie, a niekiedy dwie organizacje monitorują ten sam serwis. W wersji 1.1 każda organizacja otrzymuje wtedy własne, niezależne wyniki: dane oznaczone według swojego słownika, własny status przeglądu i wgląd wyłącznie we własne skanowania. To, że inna organizacja przeanalizowała lub przejrzała tę samą treść, nie wpływa na wyniki pozostałych.
automatyczne wykrywanie danych osobowych w wielu serwisach jednocześnie, bez ręcznego przeglądania stron,
skanowanie zaplanowane tak, by nie obciążać serwisów w godzinach ich największego wykorzystania,
szybkie odróżnienie danych publikowanych celowo od tych, które wymagają reakcji,
płynna praca z wynikami nawet dla serwisów liczących setki tysięcy stron,
kompletne raporty do przekazania dalej w formie pliku Excel,
regularny monitoring, który wymaga uwagi tylko tam, gdzie coś się zmieniło,
niezależna praca wielu organizacji w ramach jednej instalacji.
Mycroft WWW Scanner 1.1 pozwala organizacjom zachować stałą kontrolę nad danymi osobowymi publikowanymi w ich serwisach internetowych, szybciej reagować na nieprawidłowości i ograniczać ryzyko naruszeń, nawet w rozbudowanych i stale zmieniających się środowiskach.
Chcesz sprawdzić, jak Mycroft WWW Scanner może pomóc w monitorowaniu serwisów internetowych Twojej organizacji?
Skontaktuj się z nami, aby umówić prezentację systemu lub poprosić o ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.
