BIP bez wycieków danych – automatyczna ochrona z Mycroft

Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) jest jednym z najważniejszych narzędzi transparentności administracji publicznej w Polsce. Każdego dnia tysiące urzędów, jednostek organizacyjnych i instytucji publikuje w nim dokumenty, ogłoszenia, decyzje czy protokoły. To ogromne źródło wiedzy dla obywateli — ale jednocześnie obszar, w którym często dochodzi do nieumyślnych naruszeń ochrony danych osobowych.

Jak więc pogodzić jawność informacji z bezpieczeństwem danych? Odpowiedzią jest automatyzacja procesów publikacji i kontrola treści za pomocą sztucznej inteligencji.

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, jednostki sektora publicznego mają obowiązek publikować w Biuletynie Informacji Publicznej dokumenty zawierające informacje o swojej działalności. W praktyce oznacza to tysiące stron decyzji administracyjnych, ogłoszeń o naborach, rejestrów umów czy oświadczeń majątkowych.

Problem zaczyna się wtedy, gdy wśród publikowanych materiałów znajdują się dane osobowe, które nie powinny być publicznie dostępne — np. numery PESEL, adresy zamieszkania, dane kontaktowe, sygnatury spraw czy numery ksiąg wieczystych.

Wyciek takich informacji może naruszać przepisy RODO, prowadzić do utraty zaufania obywateli, a także skutkować sankcjami finansowymi dla administratora danych.

Z doświadczeń inspektorów ochrony danych (IOD) wynika, że najczęstsze problemy to:

• publikacja dokumentów bez wcześniejszej anonimizacji danych osobowych,
• trudność w wykryciu danych znajdujących się w zeskanowanych dokumentach (brak warstwy tekstowej),
• brak narzędzi do cyklicznej kontroli zawartości BIP,
• nieaktualne publikacje, które wciąż zawierają dane osób, mimo że podstawa ich ujawnienia już wygasła.

Te problemy nie wynikają ze złej woli, lecz z ograniczeń organizacyjnych — urzędy mają tysiące plików do weryfikacji, a proces sprawdzania dokumentów „ręcznie” jest czasochłonny i obarczony ryzykiem błędu.

Rozwiązaniem tego problemu jest Mycroft BIP Scanner – specjalistyczne narzędzie opracowane z myślą o administracji publicznej. To aplikacja wykorzystująca sztuczną inteligencję (AI) oraz optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do automatycznej analizy treści Biuletynów Informacji Publicznej.

Po wskazaniu adresu strony, system samodzielnie analizuje zawartość publikowanych plików (PDF, DOCX, JPG, HTML) i wykrywa potencjalne dane osobowe, które nie powinny być ujawnione. Co ważne — działa bez konieczności integracji z systemem BIP i nie wymaga dostępu do jego kodu źródłowego.

Najważniejsze funkcje Mycroft BIP Scanner:

• 🔍 automatyczne wykrywanie danych osobowych w treściach i załącznikach BIP,
• 🧠 rozpoznawanie imion, nazwisk, adresów, numerów PESEL, dokumentów tożsamości i wielu innych kategorii danych,
• 📄 analiza także zeskanowanych i archiwalnych dokumentów (dzięki OCR),
• 🧭 wskazanie dokładnego miejsca wystąpienia danych (adres URL, ścieżka dojścia w menu BIP),
• 📊 generowanie interaktywnych raportów i zestawień, które można filtrować i eksportować.

Dzięki temu urzędy mogą błyskawicznie zidentyfikować, które pliki wymagają korekty lub usunięcia — zanim dojdzie do rzeczywistego naruszenia ochrony danych osobowych.

Drugim elementem zestawu jest Mycroft Sweeper – aplikacja desktopowa do lokalnej anonimizacji dokumentów. To narzędzie, które pozwala przygotować dokumenty do publikacji w BIP w sposób bezpieczny i zgodny z RODO.

Aplikacja działa całkowicie lokalnie – wszystkie operacje przetwarzania danych odbywają się na komputerze użytkownika, bez udziału chmury. Dzięki temu nawet poufne dokumenty (np. decyzje administracyjne, oświadczenia majątkowe, protokoły postępowań) mogą być przetwarzane z zachowaniem pełnej kontroli nad danymi.

Co potrafi Mycroft Sweeper:

• wykrywa dane osobowe w dokumentach edytowalnych i zeskanowanych,
• umożliwia ich szybkie usunięcie lub zamaskowanie,
• pozwala anonimizować większe fragmenty (pieczęcie, podpisy, mapy, wykresy),
• przetwarza nawet 100 stron w 3 minuty,
• generuje gotowy, zanonimizowany plik PDF.

Dzięki tym możliwościom Mycroft Sweeper staje się niezastąpionym narzędziem dla urzędów i instytucji, które publikują dokumenty w Biuletynie Informacji Publicznej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie i bezpiecznie przeprowadzać anonimizację dokumentów zgodnie z RODO, przeczytaj nasz artykuł:

• 👉 Anonimizacja dokumentów – jak robić to skutecznie i bezpiecznie

W połączeniu Mycroft BIP Scanner i Mycroft Sweeper tworzą kompletny system ochrony danych osobowych w procesie publikacji:

• Sweeper – przygotowuje i anonimizuje dokumenty przed publikacją,
• BIP Scanner – monitoruje i wykrywa dane po publikacji, już w samym Biuletynie.

Takie połączenie pozwala zminimalizować ryzyko wycieku danych, spełnić wymogi RODO i zapewnić pełną zgodność z zasadą legalności i minimalizacji danych.

Wdrożenie rozwiązań Mycroft w jednostkach sektora publicznego to nie tylko większe bezpieczeństwo, ale także realne korzyści organizacyjne:

• Oszczędność czasu – automatyczna analiza zamiast ręcznego sprawdzania dokumentów.
• Redukcja ryzyka – mniejsze prawdopodobieństwo naruszenia RODO.
• Zgodność z prawem – łatwiejsze spełnienie obowiązku anonimizacji danych przed publikacją.
• Przejrzystość i zaufanie – obywatel otrzymuje dostęp do informacji publicznej bez ryzyka ujawnienia danych osób prywatnych.

Biuletyn Informacji Publicznej to fundament przejrzystości administracji publicznej. Jednak wraz z rosnącą ilością publikowanych dokumentów, rośnie też ryzyko nieumyślnego ujawnienia danych osobowych.

Dzięki rozwiązaniom Mycroft, administracja publiczna może skutecznie kontrolować i chronić dane osobowe – zarówno przed publikacją, jak i po niej.

• 🧹 Mycroft Sweeper – automatycznie anonimizuje dokumenty przed ich publikacją w BIP lub przekazaniem do udostępnienia publicznego.
• 🛡️ Mycroft Guard – analizuje zasoby IT w urzędzie, wykrywa pliki zawierające dane osobowe i pomaga zapewnić zgodność z RODO.
• 🌐 Mycroft BIP Scanner – skanuje opublikowane Biuletyny Informacji Publicznej, wykrywając przypadkowe ujawnienia danych osobowych w dokumentach i załącznikach.

Wspólnie tworzą kompleksowy ekosystem ochrony danych osobowych w administracji publicznej – od momentu powstania dokumentu, przez jego przetwarzanie, aż po publikację.