Kontrole UODO 2026: anonimizacja danych w BIP – jak się przygotować?

Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował plan kontroli sektorowych na 2026 rok. Wśród obszarów wskazanych do szczególnej weryfikacji znalazły się podmioty prowadzące Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) – w szczególności w zakresie anonimizacji danych osobowych oraz prawidłowości publikowanych informacji.

Zapowiedź tych kontroli nie jest przypadkowa. Problemy związane z ochroną danych w jednostkach samorządu terytorialnego były już wcześniej przedmiotem kontroli Najwyższej Izby Kontroli. W opublikowanym na stronie nik.gov.pl artykule „W samorządach ochrona danych osobowych bez ochrony” NIK wskazała na systemowy charakter nieprawidłowości w tym obszarze.

Planowane kontrole UODO na 2026 r. należy więc traktować jako **kontynuację i pogłębienie wcześniejszych ustaleń organów kontrolnych. **

Biuletyn Informacji Publicznej jest jednym z najważniejszych narzędzi transparentności administracji publicznej w Polsce. Każdego dnia tysiące urzędów, jednostek organizacyjnych i instytucji publikuje w nim dokumenty, ogłoszenia, decyzje czy protokoły. To ogromne źródło wiedzy dla obywateli — ale jednocześnie obszar, w którym często dochodzi do nieumyślnych naruszeń ochrony danych osobowych.

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, publikacja dokumentów w BIP jest obowiązkiem jednostek sektora publicznego. W praktyce oznacza to setki lub tysiące plików: uchwał, decyzji administracyjnych, rejestrów umów, oświadczeń majątkowych czy protokołów z posiedzeń.

Problem zaczyna się wtedy, gdy wśród publikowanych materiałów znajdują się dane osobowe, które nie powinny być publicznie dostępne – takie jak numery PESEL, adresy zamieszkania, dane kontaktowe, sygnatury spraw czy numery ksiąg wieczystych. Ich ujawnienie może prowadzić do naruszenia RODO, utraty zaufania obywateli, a w skrajnych przypadkach do sankcji administracyjnych.

Wyniki kontroli przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli wskazują, że w wielu jednostkach samorządu terytorialnego ochrona danych osobowych miała w praktyce charakter** formalny, a nie realnie wdrożony i nadzorowany**. NIK zwróciła uwagę na utrzymujące się przez lata problemy, takie jak brak spójnych zasad postępowania, niewystarczający nadzór nad procesami przetwarzania danych oraz niska świadomość ryzyk związanych z publikacją informacji w internecie.

Ustalenia pokontrolne pokazały również, że nieprawidłowości dotyczyły nie tylko bieżących działań, lecz w dużej mierze archiwalnych treści udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej. W wyniku kontroli usunięto ponad 1300 dokumentów z BIP, w tym archiwalne oświadczenia majątkowe publikowane mimo upływu ustawowego okresu ich ujawniania. W części jednostek wprowadzono także zmiany w zasadach publikacji i transmisji posiedzeń organów stanowiących oraz ograniczono udostępnianie dokumentów i nagrań za pośrednictwem niezabezpieczonych serwisów internetowych.

Powyższe ustalenia wskazują, że ryzyko naruszeń ochrony danych osobowych w BIP nie ma charakteru jednostkowych błędów, lecz wynika ze skali publikowanych materiałów oraz braku systemowego, regularnego nadzoru nad ich zawartością.

Z doświadczeń inspektorów ochrony danych oraz ustaleń organów kontrolnych wynika, że w BIP najczęściej występują:

• publikacja dokumentów bez wcześniejszej anonimizacji danych osobowych,
• trudność w wykrywaniu danych w zeskanowanych dokumentach (brak warstwy tekstowej),
• brak skutecznych, powtarzalnych mechanizmów umożliwiających cykliczną kontrolę zawartości BIP, w szczególności w odniesieniu do dokumentów archiwalnych i zeskanowanych,
• nieaktualne publikacje, które nadal zawierają dane osób, mimo że podstawa ich ujawnienia już wygasła.

Warto podkreślić, że problemy te nie wynikają ze złej woli, lecz z ograniczeń organizacyjnych. Urzędy operują na dużych wolumenach dokumentów, a ręczne sprawdzanie plików jest czasochłonne i obarczone wysokim ryzykiem błędu.

Szczególnie problematyczne są archiwalne dokumenty publikowane w BIP wiele lat temu:

• zeskanowane uchwały i załączniki,
• decyzje administracyjne sprzed kilkunastu lat,
• pliki pozbawione warstwy tekstowej. Kontrole NIK pokazały, że to właśnie w archiwach BIP najczęściej ujawniane są dane osobowe, które nigdy nie zostały zweryfikowane pod kątem RODO. Brak OCR oraz brak regularnych przeglądów sprawiają, że dane te pozostają publicznie dostępne przez lata – często do momentu kontroli lub skargi.

Na podstawie dotychczasowych praktyk kontrolnych można oczekiwać, że UODO będzie weryfikował m.in.:

1. Skuteczność anonimizacji – czy dane można odzyskać z dokumentów (warstwy PDF, metadane).
2. Zakres publikowanych danych – zgodność z zasadą minimalizacji.
3. Zasadność i czas publikacji – w szczególności dokumentów archiwalnych.
4. Realną kontrolę nad BIP – istnienie procedur, przeglądów i udokumentowanych działań.

Istotne jest to, że przedmiotem kontroli będzie cały proces publikacji, a nie tylko pojedynczy dokument. W trakcie kontroli duże znaczenie może mieć również zdolność administratora do wykazania, że podejmowane działania mają charakter ciągły, a nie jednorazowy lub reaktywny.

Skuteczne przygotowanie do kontroli powinno obejmować:

• inwentaryzację treści opublikowanych w BIP (w tym archiwów),
• weryfikację jakości anonimizacji dokumentów, zwłaszcza skanów,
• ocenę zasadności dalszej publikacji starszych materiałów,
• udokumentowanie procedur i podejmowanych działań.

W tym kontekście coraz więcej jednostek sięga po narzędzia wspierające automatyczną kontrolę treści BIP oraz bezpieczną anonimizację dokumentów.

W praktyce pomocne okazują się rozwiązania, które:

• automatycznie analizują zawartość BIP i wykrywają dane osobowe w plikach oraz załącznikach,
• umożliwiają lokalną, bezpieczną anonimizację dokumentów przed publikacją,
• pozwalają na kontrolę także zeskanowanych i archiwalnych materiałów.

Takie podejście realizują m.in. programy Mycroft BIP Scanner (monitorowanie i analiza treści opublikowanych w BIP) oraz Mycroft Sweeper (lokalna anonimizacja dokumentów przed ich udostępnieniem). Ich zastosowanie pozwala ograniczyć ryzyko błędu ludzkiego i lepiej przygotować się na ewentualną kontrolę.

Planowane na 2026 rok kontrole UODO w zakresie anonimizacji danych w BIP są logiczną konsekwencją wcześniejszych ustaleń Najwyższej Izby Kontroli. Zarówno NIK, jak i UODO zwracają uwagę na ten sam problem: brak systemowej kontroli nad publikowanymi danymi osobowymi. Dobrze przygotowana jednostka to nie ta, która deklaruje zgodność z RODO, lecz ta, która potrafi ją wykazać w praktyce – poprzez procedury, przeglądy, dokumentację i stosowanie adekwatnych narzędzi.