Mycroft Sweeper 2.2.0 wprowadza nowy podział aplikacji na wersje Standard i PRO. Mycroft Sweeper Standard rozwija dotychczasowy model pracy z pojedynczym dokumentem, oferując sprawniejszą nawigację, weryfikację wyników i obsługę procesu anonimizacji. Mycroft Sweeper PRO rozszerza ten model o hurtową anonimizację dokumentów opartą na projektach.
Udostępniamy nową wersję Mycroft Sweeper 2.2.0. To jedno z najważniejszych dotychczasowych wydań naszego programu do anonimizacji dokumentów.
Od tej wersji aplikacja jest dostępna w dwóch wariantach: Mycroft Sweeper Standard oraz Mycroft Sweeper PRO.
Obie wersje wykorzystują mechanizmy automatycznego wykrywania danych oraz OCR, obsługują dokumenty PDF i skany oraz działają lokalnie na komputerze użytkownika. Różnią się przede wszystkim sposobem organizacji pracy.
Mycroft Sweeper Standard jest przeznaczony do wygodnej pracy z pojedynczym dokumentem. Mycroft Sweeper PRO rozszerza te możliwości o projekty, automatyczne przetwarzanie wielu plików oraz nakładki anonimizujące. Każdy projekt może posiadać własną konfigurację i zasady anonimizacji, które są stosowane do przetwarzanych w nim dokumentów.
Mycroft Sweeper Standard zachowuje prosty sposób pracy znany z wcześniejszych wersji programu: użytkownik otwiera dokument, program analizuje jego zawartość i wskazuje informacje, które mogą wymagać anonimizacji, a użytkownik podejmuje ostateczną decyzję o ich usunięciu oraz może dodatkowo wskazać inne informacje, których program nie wykrył automatycznie.
W wersji 2.2 udoskonaliliśmy interfejs pracy z dokumentem, aby użytkownik mógł szybciej poruszać się po analizowanym materiale i sprawniej wykonywać kolejne czynności związane z anonimizacją.
Panel boczny, drzewo wykrytych danych oraz pozostałe narzędzia zostały uporządkowane przede wszystkim z myślą o pracy z dokumentami wielostronicowymi i materiałami zawierającymi dużą liczbę wykrytych informacji.
W wersji 2.2 zmieniliśmy również sposób wyświetlania i przeglądania dokumentów wielostronicowych. Strony są prezentowane w jednym ciągłym widoku, podobnie jak w klasycznym czytniku PDF. Przewijanie dokumentu, przechodzenie pomiędzy stronami i zmiana powiększenia są dzięki temu bardziej naturalne i przewidywalne.
Poszczególne strony są renderowane w tle i w rozdzielczości dopasowanej do aktualnego widoku, co pozwala zachować płynność pracy również przy większych dokumentach. Ręcznie zaznaczane obszary anonimizacji pozostają przy tym jednoznacznie związane z właściwą stroną.
W efekcie wersja 2.2 usprawnia nie tylko automatyczną analizę dokumentu, ale także jego przeglądanie, weryfikację wskazań programu i przygotowanie finalnej wersji do publikacji lub udostępnienia.
W wielu organizacjach anonimizacja nie dotyczy pojedynczego pliku. Do przygotowania mogą być dziesiątki lub setki umów, formularzy, wniosków, zaświadczeń, decyzji czy innych dokumentów.
Hurtowa, czyli masowa anonimizacja wielu dokumentów, pozwala prowadzić pracę nad całym zbiorem bez ręcznego otwierania każdego pliku. Organizację takiego procesu opisujemy w poradniku o hurtowej anonimizacji PDF-ów i skanów.
Właśnie dla takich procesów powstał Mycroft Sweeper PRO.
Wersja PRO organizuje pracę w projekty. Każdy projekt posiada własny zestaw dokumentów, konfigurację oraz zasady anonimizacji. Pozwala to tworzyć osobne procesy np. dla określonych formularzy, umów, zaświadczeń czy dokumentów przeznaczonych do publikacji.
Program może kolejno odczytywać dokumenty, wykrywać dane osobowe, kierować pliki do weryfikacji wtedy, gdy wymagają tego ustawienia projektu, a następnie tworzyć gotowe dokumenty wynikowe.
Hurtowa anonimizacja nie sprowadza się więc do wrzucenia wielu plików do kolejki. Projekt określa sposób, w jaki cały zbiór dokumentów ma być przetwarzany.
Dokument w Mycroft Sweeper PRO może przejść cały proces:
dodanie do projektu → odczyt treści, również ze skanów → wykrycie danych osobowych → weryfikacja przez użytkownika, tylko gdy wymagają tego ustawienia projektu → zamaskowanie danych i zapis gotowego dokumentu.
Weryfikacja następuje przed utworzeniem zanonimizowanego dokumentu wynikowego. Jeżeli plik wymaga decyzji użytkownika, wskazane dane zostają zamaskowane dopiero po zakończeniu weryfikacji.
System pokazuje status i postęp pracy dla poszczególnych plików. Użytkownik może wyszukiwać i sortować dokumenty oraz szybko odnajdywać te, które wymagają dodatkowej decyzji.
Możliwe jest również prowadzenie wielu projektów i zarządzanie kolejnością ich realizacji.
Mycroft Sweeper PRO pozwala dopasować poziom kontroli do konkretnego procesu.
W jednym projekcie można przyjąć zasadę, że każdy dokument musi zostać sprawdzony przez użytkownika przed utworzeniem wersji wynikowej.
W innym do weryfikacji mogą trafiać tylko dokumenty zawierające przypadki wymagające dodatkowej decyzji. Pozostałe przechodzą przez proces bez konieczności ręcznego otwierania każdego pliku.
Dzięki temu praca użytkownika koncentruje się na dokumentach, które rzeczywiście wymagają jego uwagi.
Mycroft Sweeper nie wymaga, aby dokument posiadał gotową warstwę tekstową.
Wbudowany OCR umożliwia analizę zeskanowanych dokumentów PDF oraz plików graficznych, dlatego skany mogą być przetwarzane w tym samym procesie co dokumenty wygenerowane cyfrowo.
Ma to szczególne znaczenie w administracji publicznej i dużych organizacjach, gdzie dokumentacja często pochodzi z różnych źródeł i obejmuje zarówno pliki cyfrowe, jak i materiały zeskanowane z wersji papierowej.
Mycroft Sweeper PRO udostępnia nakładki anonimizujące.
Pozwalają one zdefiniować obszary dokumentu, które mają zostać usunięte niezależnie od tego, jaka treść została w nich rozpoznana.
Jeżeli organizacja regularnie przetwarza dokumenty o takim samym lub podobnym układzie – np. formularze, druki, zaświadczenia albo dokumenty generowane z określonego systemu – nakładkę można przygotować raz i stosować do kolejnych plików.
Mechanizm ten jest szczególnie przydatny, gdy samo OCR nie jest wystarczające.
Przykładowo formularz może być wypełniony odręcznie. Program nie musi poprawnie odczytać wpisanej informacji, jeżeli wiadomo, że całe określone pole powinno zostać zanonimizowane.
Podobnie można postępować z dokumentami przygotowanymi w języku, którego mechanizm automatycznej identyfikacji danych nie obsługuje. Jeżeli np. hiszpańskie zaświadczenie o niekaralności ma znany, powtarzalny układ, odpowiednie pola mogą zostać usunięte na podstawie ich położenia.
W takim przypadku podstawą anonimizacji jest struktura dokumentu, a nie znaczenie odczytanego tekstu.
Nakładki mogą być przygotowane zarówno dla dokumentów jednostronicowych, jak i wielostronicowych. W przypadku dokumentu wielostronicowego każda strona może posiadać własny, niezależny układ obszarów przeznaczonych do anonimizacji.
Pozwala to przygotować jeden wzorzec np. dla pięciostronicowego formularza, w którym na każdej stronie znajdują się inne pola wymagające usunięcia.
Nie każdy proces anonimizacji wymaga zastosowania tych samych zasad.
W Mycroft Sweeper PRO każdy projekt może posiadać własną konfigurację anonimizacji, stosowaną do przetwarzanych w nim dokumentów. Organizacja może więc tworzyć odrębne projekty dla różnych rodzajów dokumentacji lub różnych celów jej udostępniania.
Przykładowo można utworzyć projekt przeznaczony do anonimizacji zaświadczeń o niekaralności, w którym usuwane są adres zamieszkania i imiona rodziców, podczas gdy pozostałe dane osobowe pozostają widoczne.
Inny projekt może dotyczyć np. umów, formularzy albo dokumentów publikowanych w BIP i wykorzystywać inny zestaw zasad.
W praktyce pozwala to dopasować zakres anonimizacji do konkretnego procesu bez konieczności ręcznego ustalania tych samych reguł dla każdego kolejnego dokumentu.
Praca nad większym zbiorem dokumentów nie musi zakończyć się podczas jednej sesji.
Mycroft Sweeper PRO zapisuje stan analizy i weryfikacji dokumentu. Użytkownik może przerwać pracę i wrócić do niej później bez rozpoczynania całego procesu od początku.
Zapisany wynik analizy jest ponownie wykorzystywany po otwarciu dokumentu, dlatego nie ma potrzeby każdorazowego wykonywania OCR od nowa.
Mycroft Sweeper PRO działa lokalnie i nie wymaga przesyłania dokumentów do zewnętrznej usługi.
Dodatkowo treść dokumentów oraz wyniki analizy zapisane w projekcie są szyfrowane, a kopie robocze otwartego dokumentu są usuwane po jego zamknięciu.
Program prowadzi również log projektu. Obejmuje on działania dotyczące samego projektu i pracy użytkownika, takie jak utworzenie projektu i zmiana jego nazwy, zatwierdzenie konfiguracji, zapis dokumentu po weryfikacji, cofnięcie dokumentu do edycji czy czyszczenie danych.
Ułatwia to kontrolę nad przebiegiem pracy i pozwala sprawdzić najważniejsze działania wykonywane w ramach projektu.
Zarówno Mycroft Sweeper Standard, jak i PRO działają lokalnie na komputerze użytkownika.
OCR, analiza dokumentu oraz anonimizacja odbywają się bez konieczności przesyłania treści dokumentów do chmury producenta ani zewnętrznej usługi generatywnej AI.
Dla organizacji przetwarzających dane osobowe, dokumentację poufną lub materiały objęte szczególnymi zasadami bezpieczeństwa oznacza to zachowanie kontroli nad miejscem przetwarzania informacji.
W wersji 2.2 poprawiliśmy również sposób tworzenia dokumentów wynikowych.
Eksport PDF zachowuje geometrię oraz obrót oryginalnych stron. Jeżeli wymaga tego dalszy proces, możliwe jest także wymuszenie jednolitego formatu strony, np. A4 lub A3.
Program czytelniej informuje również o dokumentach, których nie może otworzyć, np. plikach PDF zabezpieczonych hasłem.
Mycroft Sweeper Standard jest przeznaczony przede wszystkim do pracy z pojedynczym dokumentem: jego analizy, weryfikacji wskazań programu i przygotowania zanonimizowanej wersji wynikowej. Wersja 2.2 wyraźnie usprawnia ergonomię pracy i poruszanie się po większych dokumentach.
Mycroft Sweeper PRO jest rozwiązaniem dla organizacji, w których anonimizacja staje się powtarzalnym procesem obejmującym większą liczbę plików. Dodaje projekty, przetwarzanie wsadowe, elastyczne zasady weryfikacji i nakładki. Każdy projekt może posiadać własną konfigurację anonimizacji, dostosowaną do dokumentów i procesu, dla którego został utworzony.
Wersja 2.2 rozwija więc Mycroft Sweeper w dwóch kierunkach: ułatwia codzienną pracę z pojedynczym dokumentem i pozwala automatyzować anonimizację całych zbiorów dokumentów.
Mycroft Sweeper PRO został rozwinięty w wersji 2.3.0 o rozpoznawanie typów dokumentów i stosowanie przygotowanych dla nich reguł. Poznaj zmiany w PRO 2.3.0.
Po wydaniu 2.2.0 rozwinęliśmy wersję PRO o rozpoznawanie typów dokumentów i stosowanie przygotowanych dla nich zasad anonimizacji. Funkcje te opisujemy we wpisie o Mycroft Sweeper PRO 2.3.0.
Jeżeli przygotowujesz większą partię dokumentów, przeczytaj również poradnik o hurtowej anonimizacji wielu plików PDF i skanów. Wyjaśniamy w nim organizację projektów, dobór reguł oraz weryfikację wyników masowej anonimizacji.
👉 Pobierz bezpłatne demo Sweeper Standard bez rejestracji
👉 Potrzebujesz oferty, dodatkowych informacji lub prezentacji aplikacji? Skontaktuj się z nami
