Anonimizacja dokumentów – jak robić to skutecznie i bezpiecznie

Anonimizacja dokumentów to dziś jedna z kluczowych czynności związanych z ochroną danych osobowych. Każda organizacja – od urzędu, banku i firmy ubezpieczeniowej, po kancelarię prawną czy firmę prywatną – przetwarza dane, które mogą trafić do przestrzeni publicznej. Udostępnienie dokumentu bez odpowiedniego usunięcia danych osobowych grozi nie tylko naruszeniem RODO, ale także utratą zaufania i wizerunku.

Coraz częściej anonimizacja jest wykonywana nie ręcznie, lecz z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania – programu do anonimizacji dokumentów, który bazuje na sztucznej inteligencji (AI) i optycznym rozpoznawaniu znaków (OCR). Takie narzędzia automatyzują proces wyszukiwania i ukrywania danych w dokumentach, w tym w skanach. Jednak nie wszystkie programy robią to równie dobrze.

Anonimizacja polega na trwałym usunięciu z dokumentu informacji umożliwiających identyfikację osoby fizycznej — imion, nazwisk, numerów PESEL, adresów, danych kontaktowych, numerów kont, numerów ksiąg wieczystych i wielu innych. Dobrze przeprowadzona anonimizacja danych osobowych w dokumentach musi spełniać dwa warunki:

1. Kompletność – z dokumentu muszą być usunięte wszelkie treści umożliwiające powiązanie informacji z osobą.
2. Skuteczność – żadne dane nie mogą pozostać możliwe do odczytania lub przywrócenia. W praktyce okazuje się, że wyzwaniem jest tak samo ukrycie danych, jak ich poprawne rozpoznanie przez program stosujący AI – szczególnie w języku polskim, z jego odmianą i nieregularnymi strukturami.

Wiele organizacji wciąż korzysta z prostych narzędzi, takich jak Adobe Acrobat czy darmowe edytory PDF, stosując ręczne zaznaczanie fragmentów dokumentu. To jednak metoda obarczona dużym ryzykiem:

• Łatwo pominąć fragment danych, np. imię w odmianie lub skrót numeru dokumentu.
• Ręczna anonimizacja jest czasochłonna – w urzędach czy kancelariach mowa często o setkach stron tygodniowo.
• Niektóre programy nie usuwają danych trwale, a jedynie zasłaniają je wizualnie (co pozwala na cofnięcie procesu anonimizacji i odsłonięcie nieskutecznie ukrytych danych).

• Przesyłanie dokumentów do zewnętrznych serwerów jest problematyczne z punktu widzenia bezpieczeństwa i zgodności z RODO.
• Opłata za korzystanie z rozwiązania chmurowego jest naliczana od strony i transferu, co sprawia, że korzystanie z nich jest ekstremalnie drogie.

Mycroft Sweeper to program do anonimizacji dokumentów PDF i skanów, który automatyzuje proces anonimizacji danych osobowych zgodnie z RODO. Program jest instalowany na komputerze i działa offline – w całości lokalnie, bez połączenia z chmurą i bez przesyłania danych poza organizację. Wykorzystuje autorskie modele sztucznej inteligencji (AI) zaprojektowane specjalnie dla języka polskiego i optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), dzięki czemu rozpoznaje dane nawet w skanach i zdjęciach dokumentów.

• Lokalna praca – pełna kontrola nad danymi Mycroft Sweeper jest instalowany na komputerze użytkownika. Żadne dane nie są przesyłane do chmury. Wszystko odbywa się w środowisku użytkownika.
• AI dopasowane do języka polskiego Skutecznie rozpoznaje numery PESEL, NIP, rachunki bankowe, daty i inne identyfikatory, jak również imiona, nazwiska, adresy – również w odmienionej formie.
• Szybkość i wydajność Sweeper anonimizuje nawet 100-stronicowy dokument w około 3 minuty.
• Wbudowany OCR Analizuje nie tylko pliki PDF, ale również skany i obrazy – co czyni go kompleksowym narzędziem do anonimizacji danych w dokumentach o różnym formacie.
• Interaktywny interfejs Użytkownik może jednym kliknięciem dodać lub wykluczyć słowo z anonimizacji, narysować prostokąt na pieczęci lub podpisie, a następnie zapisać gotowy dokument w formacie PDF z wygenerowaną przez program warstwą tekstową.
• Stały koszt – brak opłat za stronę, plik czy tokeny API

Z Mycroft Sweeper korzystają między innymi:

• urzędy i jednostki administracji publicznej (przed publikacją w BIP),
• kancelarie prawne i notarialne,
• firmy z sektora finansowego, medycznego i ubezpieczeniowego,
• działy HR, compliance i ochrony danych osobowych.

W każdym z tych miejsc Sweeper znacząco skraca czas pracy i zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, oferując pełną anonimizację dokumentów RODO – zgodną z przepisami i bezpieczną dla organizacji.

Bezpieczeństwo danych to nie tylko zapory i certyfikaty. To także świadomość, gdzie i w jaki sposób przetwarzane są dokumenty. Anonimizacja dokumentów lokalnie, z wykorzystaniem Mycroft Sweeper, gwarantuje pełną kontrolę nad procesem i zgodność z wymogami RODO. Mycroft Sweeper daje organizacjom: • kontrolę nad miejscem przetwarzania danych, • niższe koszty infrastruktury (brak serwerów i transferów do chmury), • możliwość pracy offline, także w środowiskach o podwyższonym poziomie bezpieczeństwa.

Anonimizacja dokumentów nie musi być ani czasochłonna, ani ryzykowna. Zamiast wysyłać pliki do chmury, możesz przeprowadzić cały proces lokalnie, bezpiecznie i szybko – z pomocą Mycroft Sweeper. To program do anonimizacji dokumentów PDF i skanów, stworzony z myślą o polskich użytkownikach. Łączy technologię AI, OCR i praktyczne podejście do ochrony danych osobowych, gwarantując zgodność z RODO i pełną kontrolę nad danymi w Twojej organizacji.

Pobierz (bez rejestracji!) demo programu do anonimizacji dokumentów Mycroft Sweeper i sprawdź, jak może pomóc Ci w pracy:

👉 https://mycroftsolutions.ai/pl/products/sweeper